Zarządzanie czasem we współczesnym społeczeństwie. Dlaczego ludzie nie mają wystarczająco dużo czasu i jak nauczyć się nadążyć za wszystkim. Podstawowe zasady efektywnego zarządzania tymczasowym zasobem. Zarządzanie czasem to możliwość kontrolowania ilości czasu spędzonego na określonych czynnościach, mądrego zarządzania nim, analizowania efektywności swojej pracy i znajdowania dodatkowych zasobów, a tym samym zwiększania produktywności. Takie umiejętności dają człowiekowi możliwość nie tylko nadążania za zaplanowanymi czynnościami, ale także sprawnego wykonywania tego i dobrej zabawy. Nauka badająca proces planowania i zarządzania własnym lub cudzym zasobem czasu nazywana jest zarządzaniem czasem.
Potrzeba zarządzania czasem
Kwestia zarządzania czasem na poziomie państwowym pojawiła się i zaczęła być poważnie badana w Rosji w latach dwudziestych XX wieku. Zaproponowano różne teorie i metody zwiększania efektywności działania, m.in. poprzez organizowanie efektywności osobistej każdej osoby z osobna.
W latach 70. XX wieku wprowadzono ideę, że system zarządzania czasem osobistym powinien opierać się na efektywnym myśleniu jednostki, które należy rozwijać. Dopiero w 2007 roku na jednym z moskiewskich uniwersytetów pojawił się wydział zarządzania czasem. Z jednej strony czas nie jest zasobem nieograniczonym, nic więc dziwnego, że często nam go brakuje. Ale z drugiej strony dla wszystkich w ciągu dnia ilość czasu jest taka sama. Dlaczego więc tym samym kosztem niektórym udaje się zrobić znacznie więcej niż innym i w efekcie uzyskują wyższy wynik? Nie chodzi o ilość godzin, ale o efektywność ich wykorzystania.
Wiele osób myli się sądząc, że zarządzanie czasem jest konieczne tylko dla menedżerów w pracy i ludzi, którzy patologicznie nic nie robią. W rzeczywistości każdy musi nauczyć się sztuki zarządzania swoim czasem, aby odnieść sukces nie tylko w pracy, ale także w życiu. Zadaniem zarządzania czasem nie jest wpędzanie Cię w jakieś ramy. Wręcz przeciwnie, planowanie pozwala rozszerzyć te ramy, ponieważ sam nie zauważasz, ile czasu, jeśli zostanie właściwie wykorzystany, można uwolnić. Aby opanować naukę o zarządzaniu czasem, komuś zajmie kilka tygodni, a innym miesiące. Wszystko zależy od kilku czynników:
- Siłą woli … Bez tej cechy charakteru w zasadzie trudno jest osiągnąć jakiekolwiek rezultaty. Dlatego jeśli coś nie wyszło za pierwszym razem, nie ma potrzeby się poddawać. Musisz dowiedzieć się, dlaczego to nie wyszło i zrobić to jeszcze raz.
- Wcześniejsze umiejętności planowania … Jeśli dana osoba wie, jak zaplanować niektóre swoje działania, na przykład zakupy, rekreację, organizowanie wydarzeń, powinna znać podstawowe zasady planowania. W takim przypadku będzie mu łatwiej nauczyć się gospodarowania czasem niż komuś, kto przez całe życie żyje improwizacją. Niemniej jednak dla drugiej kategorii nie ma rzeczy niemożliwych, może to potrwać trochę dłużej.
- Wsparcie … Jak często dana osoba robi coś dla firmy: zaczyna lub rzuca palenie, chodzi na siłownię, uczestniczy w wydarzeniach. Bardzo ważne jest wsparcie bliskich. Jeśli więc cały zespół lub cała rodzina podejmie decyzję o zrozumieniu sztuki zarządzania czasem, to efekt zostanie osiągnięty znacznie szybciej.
Tabu przy planowaniu czasu
Zanim nauczysz się zarządzać swoim czasem, musisz przeanalizować, co zajmuje mu 24 godziny. Po nabazgraniu przynajmniej jednego dnia w godzinach i minutach widać, że większość cennego zasobu jest marnowana.
Rozważmy główne tabu w zarządzaniu czasem:
- Długi sen … Nigdzie nie możesz iść – musisz spać, żeby mieć siłę na efektywne spędzenie reszty czasu. Zdrowy sen to 8 godzin. Ale spanie przed obiadem to nierozsądne zarządzanie czasem.
- Rozmowy telefoniczne … Telefon oszczędza i marnuje Twój czas. Z jednej strony informacje można szybciej odbierać lub przesyłać. Ale z drugiej strony pusta rozmowa czasami zabiera większość dnia.
- Oglądanie telewizji i granie w gry … Oczywiście musisz odpocząć, a każdy rozumie znaczenie tego słowa na swój sposób. Ale oglądanie kolejnej serii czy nowego „strzelca” nie będzie w stanie ani szarżować z nową siłą, ani być przydatne.
- Złe nawyki … Osoby z niezdrowymi nawykami, takimi jak palenie, poświęcają dużo czasu w ciągu dnia na robienie sobie przerw na papierosy. Wydawałoby się, że wypicie filiżanki kawy czy palenie to kwestia 2-3 minut, ale nasz dzień składa się z tych minut.
Każdy może znaleźć kilka dodatkowych punktów w swojej rutynie, w których spędza czas i spróbować usunąć je ze swojego życia, a przynajmniej ograniczyć. Im szybciej człowiek to zrozumie, tym szybciej nauczy się cenić i mądrze spędzać czas.
Rada! Nie ma co żałować czasu, który minął. Jest to całkowicie bezużyteczne ćwiczenie, ponieważ nie wróci. Lepiej od teraz nauczyć się nie dopuszczać do jego bezużytecznego marnotrawstwa.
Funkcje zarządzania czasem nauczania
Istnieją różne techniki, które uczą podstaw zarządzania czasem. Wiele tematycznych informacji na ten temat można znaleźć w Internecie. Ale lepiej, gdy profesjonalista podzieli się z Tobą sekretami. Zwiększony popyt na badanie tego zagadnienia tworzy podaż. A dziś w naszym kraju literatura jest drukowana w dużych ilościach i odbywają się różne szkolenia z zarządzania czasem.
Szkolenie to jedna z metod nauczania, która pozwala na zdobycie niezbędnej wiedzy, umiejętności i zdolności poprzez bezpośrednie szkolenie praktyczne. Jego ogromną zaletą jest to, że uczeń nie tylko dostrzega podane informacje, ale może natychmiast zastosować zdobytą wiedzę w praktyce. Istnieje komunikacja na żywo z trenerem i grupą podobnie myślących osób.
Pomimo tego, że podstawowe zasady zarządzania czasem są takie same, szkolenia mogą mieć różną strukturę. Każdy trener sam ustala, w jaki sposób będzie mu łatwiej przekazać swoje doświadczenie przeszkolonej publiczności. Zajęcia z zarządzania czasem oferują szereg zasad lub działań, których należy przestrzegać, aby pomóc rozwinąć umiejętność zarządzania czasem.
Ale musisz zrozumieć, że podróż na samo szkolenie, nawet jeśli jest prowadzona przez wysoko wykwalifikowanego specjalistę, bez wysiłku z jego strony będzie bezużyteczna. Planowanie, dzielenie planów na ważne i mniej ważne, pilne i spóźnione – wszystko to trzeba będzie zrobić samemu.
Innym bardziej dostępnym sposobem na uzyskanie informacji o tym, jak zarządzać życiem i czasem, jest specjalistyczna literatura. Wiele książek zostało napisanych na ten temat zarówno przez autorów zagranicznych, jak i krajowych. Wielu z nich to trenerzy wiodący, więc możesz zapoznać się z materiałem przed uczestnictwem w odpowiednim szkoleniu. Przewagą książki nad sesją szkoleniową jest niższa cena, możliwość przeczytania jej w dogodnym czasie i ponownego przeczytania, zrobienia notatek.
Popularne książki w 2016 roku, które podpowiadają, jak efektywnie zarządzać czasem to:
- „Maksymalne stężenie”. Napisane przez Lucy Joe Palladino;
- „Łatwy sposób na powstrzymanie zwlekania”. Napisane przez Neila Fiore;
- „Muza i Bestia”. Napisane przez Yanę Frank;
- „Esencjalizm”. Napisane przez Grega McKeona;
- „Jak uporządkować rzeczy”. Napisane przez Davida Allena;
- Jazda w czasie. Autor Gleb Archangielski;
- „365 dni kreatywnej osoby. Dziennik ". Napisane przez Yanę Frank;
- "Dobry rok. Tygodnik marketera”. Wysłane przez Igora Manna;
- „Jak pracować 4 godziny w tygodniu”. Napisane przez Tima Ferrisa;
- „Sztuka nadążania”. Napisane przez Alana Lacaine.
Podstawowe zasady efektywnego zarządzania czasem
Jeśli ktoś zrobił pierwszy krok, dostrzegł problem niewłaściwego planowania swojego czasu i chce go rozwiązać w najbliższej przyszłości, to konieczne jest zrozumienie pewnych tajników zarządzania czasem. Poniższe wskazówki wskażą Ci, jak właściwie zarządzać swoim czasem.
Eliminacja „przypadków-pasożytów”
Wyzwaniem jest przeanalizowanie swojego dnia i zaplanowanie go tak szczegółowo, jak to możliwe. Należy spisywać nie tylko pożyteczne czyny, które zostały zrealizowane. Powinno to również obejmować relaksację, komunikację i inne czynności. Teraz musisz zaznaczyć te punkty, które mogą oszczędzić czas bez żadnych uszkodzeń. Są to „przypadki pasożytów”, które kradną cenne minuty. Aby wykluczyć wszystkie bezużyteczne czynności, musisz przeanalizować więcej niż jeden dzień, ale wynik nie potrwa długo. Spędzanie tygodnia na liście rzeczy do zrobienia może zaoszczędzić znacznie więcej czasu w przyszłości, usuwając niepotrzebne rzeczy z harmonogramu.
Planowanie harmonogramu
Eliminując „przypadki pasożytów” ze swojego harmonogramu, możesz rozpocząć racjonalne planowanie czasu. Ludzie sukcesu nieustannie planują swój czas, zwiększając tym samym produktywność swoich działań.
Planowanie nie powinno odbywać się w głowie, ale na papierze. Nie ma znaczenia, czy to oprawiony w skórę pamiętnik, czy zwykła kartka papieru. Przypadki należy zapisać w kolejności ich ważności. Jeśli w ciągu dnia pojawi się nowe zadanie, należy je również wpisać w swój plan, uwzględniając priorytet w stosunku do wcześniej zaplanowanego. Zakończone sprawy należy skreślić z listy. Dodaje siły i pobudza do owocnej aktywności.
Planowanie powinno być od więcej do mniej. Z planów na rok płynnie przechodź do planów na każdy dzień. Dla każdego zadania należy ustalić konkretne terminy.
W szkoleniach z zarządzania czasem trenerzy często zalecają rysowanie drzewa jako ucieleśnienie głównego, wielkiego celu. Wyrastające z niego gałęzie to drobne zadania, które należy rozwiązać na drodze do jego osiągnięcia. Każdy oddział może rozgałęziać się wielokrotnie, aż zadania zostaną podzielone na małe, jasne i zrozumiałe. Oczywiście rysowanie drzew przy planowaniu na każdy dzień nie jest konieczne, ale wizualizacja planu jest tego warta. W zarządzaniu czasem obowiązuje zasada 10/90. Jest to sformułowane w następujący sposób: 10% czasu spędzonego na planowaniu zadania zaoszczędzi 90% czasu potrzebnego na jego wykonanie.
Budowanie siły woli
Nie wystarczy nauczyć się właściwie planować swój czas. Konieczne jest przestrzeganie przedstawionego planu. Ale często zdarza się, że rano wstałeś z bólem głowy i nie chciałeś ćwiczyć; wrócił z pracy zmęczony i nie chodził na kursy; Twój ulubiony film jest w telewizji, a spotkanie zostało przełożone. Organizowanie dnia zaczyna się od zorganizowania samego siebie. Jeśli na początku trudno jest poświęcić oglądanie ulubionego programu, możesz go obejrzeć stawiając telewizor w kuchni i gotując w tym czasie obiad. Jeśli nie masz ochoty na zaplanowany poranny bieg w mżącym deszczu, możesz zabrać ze sobą odtwarzacz muzyczny, a nastrój się poprawi. Nie ma potrzeby rezygnowania z zaplanowanych spraw, warto szukać kompromisu i z przyjemnością je realizować.
Priorytetyzacja
Najtrudniejszą częścią sztuki zarządzania czasem jest prawidłowe ustalanie priorytetów, podkreślanie celu głównego i drugorzędnych. Pozwala to na prawidłowe rozmieszczenie zadań na liście.
Po zidentyfikowaniu głównych zadań należy przeanalizować, jakie konsekwencje wystąpią, jeśli zostaną ukończone lub nie zostaną ukończone na czas. Jeśli poprawnie podkreślisz najważniejsze, zobaczysz, że naruszenie terminów realizacji głównego zadania będzie miało poważne konsekwencje.
Najważniejsze i najtrudniejsze rzeczy najlepiej robić rano. W tych godzinach mózg jest wypoczęty, świadomość jest jasna, uwaga jest maksymalnie skoncentrowana. Zdarzają się sytuacje, w których na wykonanie zadania planuje się mniej czasu niż faktycznie poświęca się z przyczyn niezależnych od osoby. Dlatego jeśli planujesz ważne rzeczy na popołudnie, mogą nie być zrobione na czas, co pociągnie za sobą poważne konsekwencje.
Wszystkie sprawy można warunkowo podzielić na cztery grupy: pilne i ważne; ważne, ale nie pilne; pilne, ale nieważne; nie pilne i niezbyt ważne. Zaleca się wpisywanie rzeczy do dziennika w następującej kolejności:
- ważne i pilne;
- pilne, ale mniej ważne;
- ważne, ale nie pilne;
- inny.
Zgodnie z jedną z zasad zarządzania czasem (reguła Pareto 20/80), prawidłowa priorytetyzacja może zaoszczędzić do 80% zasobów. Sformułowany jest w następujący sposób: 20% działań poświęconych głównym zadaniom przynosi 80% skuteczności; z kolei 80% aktywności poświęconej realizacji błahych zadań przyniesie tylko 20% rezultatu. To znowu sugeruje, że trzeba umieć podkreślić ważne i odrzucić niepotrzebne.
Ustalenie warunków pracy
Aby rozwinąć umiejętność zarządzania czasem, musisz ustalać jasne terminy dla każdego zadania. W przeciwnym razie może zostać odroczona na czas nieokreślony. Mając określony termin wykonania zadania, człowiek stara się zdążyć na czas. Świadczy o tym zwiększona produktywność uczniów dzień przed sesją, przykład ten często podawany jest podczas sesji szkoleniowych. Czasem warto samemu ustalać takie terminy, aby jak najbardziej skoncentrować się na wykonaniu zadania, zmobilizować cały swój potencjał. Nie nadużywaj eksperymentów z terminami. Może to prowadzić do przeciążenia, utraty siły i innych negatywnych konsekwencji. Z kolei wykonywanie pracy w takiej postaci, w jakiej się pojawia, pomoże zaoszczędzić nie tylko czas, ale także energię. Jeśli wszystkie drobne trudności, które pojawiają się na drodze do głównego celu, zostaną rozwiązane, gdy nadejdą, to nie mają czasu, aby zamienić się w śnieżną kulę nierozwiązywalnych problemów. Jeśli wszystkie zadania zostały wykonane, ale siła i czas pozwalają na podołanie dodatkowemu zadaniu, to nie ma potrzeby go odkładać. Po wykonaniu zadania dzisiaj, zaplanowanego na jutro, osoba będzie miała pewność, że będzie miała czas na wykonanie wszystkich czynności zaplanowanych na następny dzień. Nie należy odkładać zakończenia spraw rozpoczętych dzisiaj i niezakończonych w wyznaczonym dla siebie terminie. Każde zadanie jest rozwiązywane szybciej, o ile jesteś na nim skoncentrowany. Odkładając ukończenie pracy do jutra, człowiek zmusza się do przestrojenia się i skupienia na nim, a to jest czasochłonne.
Delegacja i automatyzacja
Nie musisz bać się pomocy. Ponadto, jeśli istnieje możliwość powierzenia wykonania jakichkolwiek zadań innej osobie, należy z niej skorzystać. Nie zawsze dobry wynik można osiągnąć tylko samemu. Bardziej opłaca się jednorazowo poświęcić czas na uczenie innej osoby określonego zadania, niż ciągle robić to samemu. Zwłaszcza jeśli nie znajduje się w kategorii głównych. Dzięki temu uwolniony czas można przeznaczyć na ważniejsze zadania.
Równie ważną rolę w procesie efektywnego zarządzania czasem odgrywa automatyzacja niektórych procesów: automatyczne sortowanie powiadomień e-mail, automatyczne regularne płatności i tak dalej. Wszystko, co może działać bez Twojego udziału, oszczędza dodatkowy czas.
Pełny odpoczynek
Musisz zaplanować nie tylko czas pracy, ale także odpoczynek. Co więcej, wielu ekspertów zaleca rozpoczęcie od tego momentu, aby rozpocząć wypełnianie swojego dziennika. Bez odpowiedniego odpoczynku człowiek nie może pracować wydajnie, więc nie można zapomnieć o tym składniku sukcesu.
Niektórzy ludzie, starając się zdążyć na czas, celowo odmawiają sobie wszelkich przyjemności, starając się każdą minutę poświęcić na interesy. W efekcie spada wydajność, ponieważ zmęczona osoba nie może się skoncentrować i podejmować szybkich i mądrych decyzji.
Reszta powinna być kompletna. Spędzając czas z rodziną lub przyjaciółmi, musisz cieszyć się komunikacją, a nie zastanawiać się nad nowymi schematami biznesowymi lub planem spotkania z partnerem w głowie. A to nie pomoże sprawie, a wywoła niezadowolenie bliskich. Jak zarządzać czasem - obejrzyj wideo:
Umiejętność zarządzania czasem pozwala człowiekowi odnieść sukces i być szczęśliwym. Dlatego nie będzie zbyteczne zrozumienie tej sztuki nie tylko dla głowy, ale także dla gospodyni domowej. W różnych źródłach można policzyć różną liczbę metod, technik i reguł efektywnego zarządzania czasem, ale wszystkie sprowadzają się do tych samych zasad: kompetentnego planowania i ustalania priorytetów. Po opanowaniu podstaw tej nauki każdy będzie mógł sformułować własne zasady zarządzania życiem i czasem.
