Formalna komunikacja interpersonalna

2024 Autor: Arianna Cook | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2023-12-17 14:50

Główne aspekty formalnej komunikacji interpersonalnej, jej standardy i obszary zastosowań. Specyficzne odmiany i zasady, które ograniczają ten rodzaj interakcji. Formalna komunikacja interpersonalna to rodzaj interakcji między ludźmi, który jest akceptowany w społeczeństwie i jest używany w przypadku nieznajomych lub znajomych, których rozmowa nie pogłębia się do poziomu emocjonalnego i ma charakter czysto informacyjny. Ograniczone zasadami postępowania i etykietą, które są ogólnie przyjęte i wiążące.

Opis formalnej komunikacji interpersonalnej

Komunikacja jest najważniejszym rodzajem interakcji między jednostkami, bez której bardzo trudno wyobrazić sobie egzystencję i rozwój osobisty. Jest niezbędna we wszystkich aspektach ludzkiego życia. W zależności od tego, gdzie dana osoba się komunikuje, można wyróżnić dwa główne typy: formalny i nieformalny. Główną różnicą między tymi pierwszymi jest obecność wielu różnych postaw, które ograniczają osobę w osądach i wyznaczają określone ramy, których nie można przekroczyć.

Inna nazwa komunikacji formalnej to oparta na rolach. Oznacza to, że brana jest pod uwagę określona rola w społeczeństwie, która reguluje relacje i etykę zachowania między dwojgiem ludzi. Każda jednostka ma osobliwy ślad społeczeństwa, w którym dorastała, warunków, w jakich się obecnie znajduje, oraz uprawnień, które są jej przypisane. Pełni jakąś rolę w stosunku do swojego rozmówcy i zajmuje stanowisko, które wymaga odpowiedniego stosunku do siebie. Dlatego możemy powiedzieć, że formalny rodzaj komunikacji odbywa się w ramach ról przypisanych każdemu.

Na przykład osoba pracuje na wysokim stanowisku i komunikuje się ze swoim podwładnym jako szef, wymagając od niego wypełniania obowiązków służbowych. Tutaj trzeba go traktować z szacunkiem i bezkrytycznie słuchać jego opinii. Załóżmy, że obok tej osoby mieszka podwładny i często spotyka się z nim przy płocie, rozmawiając o sadzonkach, pogodzie, a nawet ogólnym wypoczynku. Druga opcja ograniczy się do nieformalnej komunikacji interpersonalnej, z której usunięto role szefa i pracownika. Bez tych masek są całkowicie równi w rozmowie.

Dlatego można argumentować, że formalna komunikacja interpersonalna reguluje relacje biznesowe, na które wpływa szereg czynników biurokratycznych. Jest bardzo ograniczony i przestrzega wielu zasad i przepisów oraz przyjętych standardów, których należy przestrzegać.

Różnice w stosunku do komunikacji nieformalnej

Komunikacja jest procesem dość wieloaspektowym i w każdym przypadku różni się od podobnego, dlatego należy podkreślić pewne niuanse. Reprezentują główne różnice między dwoma typami interakcji, które są najczęściej używane w społeczeństwie. Rozważ cechy formalnej komunikacji:

• Cel … Każda formalna rozmowa, jakakolwiek by nie była, ma określony cel, do którego sprowadza się komunikacja. Oznacza to, że albo chcą otrzymać przydatne informacje od osoby, albo muszą przekazać jej coś ważnego. W obu przypadkach rozmowa ogranicza się do tych celów i nie powinna przechodzić do innych aspektów. Jeśli formalna rozmowa nie ma określonego celu, w jakim jest prowadzona, to nie można jej już tak nazwać. Komunikacja formalna to narzędzie, za pomocą którego realizują swoje potrzeby zawodowe lub rozwiązują codzienne problemy. Jeśli nie ma potrzeby, aby efekt końcowy takiej rozmowy nawet nie powstał. Dlatego cel jest najważniejszym atrybutem formalnej komunikacji interpersonalnej.
• Zadowolony … Ogromną rolę odgrywa również to, o czym ludzie rozmawiają podczas formalnej rozmowy. Powinna to być jednoznaczna rozmowa, która wyjaśnia niektóre punkty pracy dla jednego lub dwóch rozmówców. W zależności od konkretnego celu, jego treść powinna odnosić się do pracy lub tych relacji, w których znajdują się ludzie. Dyskusja powinna dotyczyć konkretnych aspektów pracy. Pytania są lakoniczne, a odpowiedzi krótkie i znaczące. Nie ma tu miejsca na pogodny humor czy inne zauważalnie rozjaśniające okoliczności. Wyjątkowo sucha rozmowa informacyjna, która powinna być jak najbardziej przydatna dla jednego lub wszystkich rozmówców.
• Status … Niezbędne uwzględnienie w formalnej komunikacji interpersonalnej. Człowiek musi rozróżniać i rozumieć rolę rozmówcy i w zależności od tego budować jego postawę, zrównując swój status. Kieruje się ogólnie przyjętymi zasadami postępowania, etyką komunikacji i stosunkami pracy. Oznacza to, że obowiązkowe jest traktowanie z szacunkiem i uprzejmością, co nie pozwala osobie na wyrażenie własnej opinii, ale służy jedynie jako maska do uzyskania niezbędnych informacji lub usługi.
• Emocjonalność … Jedną z najważniejszych różnic między formalnymi i nieformalnymi rodzajami komunikacji interpersonalnej jest emocjonalny komponent rozmowy. Po pierwsze, jest to zupełnie nietypowe. Wyrażanie mimiki twarzy lub za pomocą słów subiektywnego stosunku do osoby lub innego czynnika jest absolutnie niedopuszczalne w komunikacji formalnej.

Odmiany komunikacji formalnej i ich charakterystyka

Komunikacja formalna jest dość monotonna i rzadko podkreśla się konkretne różnice w takiej czy innej formie. Najczęściej klasyfikowane według zakresu. W zależności od tego, z kim dana osoba wchodzi w interakcję i co chce osiągnąć z konkretnej rozmowy, można wyróżnić trzy formy komunikacji formalnej.

Odgrywanie ról

To jest właściwie komunikacja, której zasady dyktują warunki. W tym momencie człowiek odgrywa swoją rolę i w związku z tym budowane są jego interakcje z innymi.

Na przykład, jeśli kobieta jest kosmetyczką lub konsultantką i komunikuje się z klientem w pracy, będzie używać profesjonalnego języka, będzie grzeczna, uprzejma, uśmiechnięta i wykona swoją pracę. Nawet jeśli nie za bardzo lubi rozmówcę, jest zmuszona uśmiechać się i wyglądać przyjaźnie, do czego zobowiązuje ją grająca rola.

Komunikacja oparta na rolach jest zaprojektowana tak, aby pozostać w obronie reakcji emocjonalnych tam, gdzie są one wysoce niepożądane. Ponadto, odpowiednio budując szablon do interakcji z ludźmi (na przykład klientami), możesz osiągnąć dobre wyniki zawodowe.

Serdeczna i przyjazna postawa wpłynie na frekwencję salonu/sklepu/rynku i poprawi wyniki marketingowe. Możemy więc powiedzieć, że formalna komunikacja oparta na rolach jest unikalnym narzędziem, które w zręcznych rękach zamienia się w potężny środek do osiągnięcia własnych celów.

Biznes

Ten rodzaj formalnej komunikacji polega na rygorystycznym omówieniu faktów, które dotyczą wspólnej sprawy. Wykorzystywane są tylko suche dane, które należy przekazać rozmówcy. Cel komunikacji biznesowej jest zawsze ten sam – korzyść materialna lub zawodowa, którą osiąga się poprzez interakcję z innymi osobami pracującymi w tym samym obszarze. Często komunikacja biznesowa przedstawiana jest w formie negocjacji, gdzie wszystkie interesujące strony pytania są dystrybuowane lakonicznie i punkt po punkcie. W rzeczywistości z ich pomocą przeprowadzana jest szczegółowa znajomość informacyjna. Dane są przekazywane od jednej osoby do drugiej, a jednocześnie są maksymalnie skompresowane do granic ważności i wartości każdej propozycji. Na przykład osoba pracuje w dużej firmie i musi poinstruować podwładnych o nowym projekcie. Oznacza to, że w języku biznesowym wyjaśni wszystko, co jest przewidziane w takich przypadkach. Prezentacja myśli jest jak najbardziej lakoniczna, porównania i komiczne dygresje nie są typowe.

Funkcjonalny

Służy do zaspokajania ich potrzeb w rutynowym życiu i minimalnej interakcji z ludźmi. Oznacza to, że w każdym indywidualnym przypadku ma swoją własną funkcję. Gdy tylko się to spełni, komunikacja z tą osobą ustaje.

Jednocześnie nie ma konkretnych statusów, które determinują równość rozmówców. Wykluczona jest również możliwość wcześniej zaplanowanych przyszłych spotkań.

Najbardziej uderzającym przykładem może być druga rozmowa w windzie „Które piętro jesteś?” lub w autobusie „Pass, proszę, za opłatę”. Jednocześnie nie ma znaczenia, kim jest ta osoba, wyższy lub niższy status. Zawsze pozostanie tylko przechodniem.

Jedynie ogólne zasady etykiety i zachowania z nieznajomymi regulują funkcjonalną komunikację formalną. Zachowują dystans między rozmówcami i wnoszą swoją uprzejmość i uprzejmość nawet w takiej drugiej rozmowie.

Podstawowe zasady formalnej komunikacji

Jak wspomniano powyżej, podstawą komunikacji formalnej są zasady. Domyślnie zakłada się, że wszyscy uczestnicy rozmowy są z nimi zaznajomieni i jednakowo się do nich stosują.

Aby funkcje były nieco bardziej szczegółowe, istnieje kilka podstawowych zasad formalnej komunikacji:

1. Dystans … Pomiędzy rozmówcami powinien być dystans zarówno fizyczny, jak i psychiczny. Oznacza to, że nie możesz dostać się do duszy, zapytać o rzeczy osobiste lub przejść na bliższe poziomy komunikacji. Rozmowa powinna płynąć w jednym kierunku i nie wykraczać poza wiodący temat. Należy pamiętać, że rozmówca może nie czuć się komfortowo podczas tak formalnej rozmowy, a to wywoła niechcianą reakcję lub wywoła negatywne wrażenia. A to przynajmniej zepsuje obraz.
2. Pragmatyczny … Prowadząc formalną rozmowę należy zawsze pamiętać o jej celu. Nie możesz odbiegać od tematu ani unikać bezpośrednich odpowiedzi. Taka rozmowa jest niezwykle pouczająca i wspierająca, dlatego powinna być jak najbardziej zwięzła i pragmatyczna. Nie powinieneś celowo przedłużać rozmowy ani okazywać roztargnienia.
3. Centrum … W przypadku formalnej komunikacji interpersonalnej rozmowa jest jednopunktowa. Oznacza to, że rozmowa porusza się w określonym kierunku i nie porusza innych tematów. Charakter komunikacji jest przekazywany z jego celu, a gdy tylko zostanie osiągnięty, potrzeba kontynuacji rozmowy sama znika.
4. Blokada emocjonalna … Formalna komunikacja interpersonalna nie wpływa na poziom uczuć. Oznacza to, że ludzie nawet nie zbliżają się do oceny swoich wrażeń, analizowania zachowania rozmówcy. Co więcej, w rozmowie nie ma emocjonalności, jeśli nie weźmiesz pod uwagę profesjonalnego, niegrzecznego humoru lub kosztów sekund.

Jak przejść od komunikacji formalnej do nieformalnej

Najpierw musisz dowiedzieć się i sam ustalić, dlaczego musisz to zrobić. W niektórych przypadkach formalna komunikacja ma na celu ochronę ludzkich emocji osób wykonujących zawody, które są zmuszone dużo komunikować się z innymi. Jest to rodzaj maski chroniącej twój wewnętrzny świat przed obcymi, którzy mogą nawet mimowolnie go najechać. Ale w niektórych przypadkach takie przejście jest po prostu konieczne. W tym celu ważne jest obserwowanie kilku aspektów:

• Wzajemność … Nie da się przełączyć na komunikację nieformalną tylko z jednej strony. Jest to koniecznie proces wzajemny, któremu towarzyszy wzajemna zgoda oraz celowe zachowanie i działania. Oznacza to, że rozmówca również musi być zainteresowany takim przejściem, a przynajmniej nie mieć nic przeciwko.
• Stopniowość … Oczywiście niemożliwe jest, aby po długotrwałej komunikacji na poziomie formalnym, w jednym pięknym momencie podejść do osoby, poklepać się po ramieniu i mówić jak najlepszy przyjaciel. To wymaga czasu, a może nie powinieneś liczyć na taki wynik. Powinieneś zacząć od stopniowych małych pytań, uprzejmych zwrotów, które są w połowie dobrymi manierami, aw połowie prawdziwym zainteresowaniem życiem drugiej osoby.
• Humor … Co dziwne, ale pierwsza na drodze do nieformalnej komunikacji pomoże pozytywne nastawienie i okazja do wspólnego śmiechu. Powinieneś zacząć od małych chwil w pracy, które dla wielu mogą wydawać się komiczne lub zabawne. Jeśli dana osoba nawiązuje kontakt za pomocą humoru, to niewątpliwie jest szansa na nawiązanie nieformalnej komunikacji.
• Priorytet … Wiele osób może nie lubić przejścia do nieformalności ze względu na ryzyko utraty wartości biznesowej rozmów. Oznacza to, że jeśli komunikowałeś się z kimś przez długi czas wyłącznie z konieczności, musisz zacząć w ten sposób. Powinieneś najpierw poznać wszystkie momenty pracy i cele formalnej komunikacji, a następnie przejść do „zbliżenia”.

Czym jest formalna komunikacja - obejrzyj wideo:

Zarówno komunikacja formalna, jak i nieformalna mają swoje własne obszary zastosowania. Z powodzeniem służą jako narzędzia interakcji między ludźmi różnych kategorii i dobrze wykonują swoją pracę. Formalna komunikacja ma na celu rozwiązywanie codziennych i zawodowych chwil z ludźmi, których nie chcesz wpuścić do swojego życia, ale nadal musisz z nimi wchodzić w interakcje. Reprezentuje etykietę w działaniu i świadczy o poziomie wykształcenia każdej osoby.